Personuppgiftshantering

För bostadsrättsinnehavare (för hyresgäster följer längre ned)

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Bostadsrättsföreningen Ordensgraden 1 organisationsnummer 769615-9842 är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan exempelvis innefatta teknisk- och ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer regelbundet.

Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen.

NÄR DU SÖKER MEDLEMSKAP

När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informationen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskapet ska beviljas eller inte.

NÄR DU ÄR MEDLEM I FÖRENINGEN

Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse. Medlemsförteckningen ska innehålla uppgift om:

- varje medlems namn och postadress,- tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen

- den bostadsrätt som medlemmen har.

Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.

Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgift om:

- lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen,

- dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen, - bostadsrättshavarens namn, och

- insatsen för bostadsrätten.

Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen. Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.

Föreningen komma att notera information om dig även i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöten och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.

HUR LÄNGE BEVARAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Om medlem avflyttar ska det anges i medlemsförteckningen och personuppgifterna ska sparas i sju år innan de raderas. Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består. Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter. När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommunen och banken med flera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras. När du har beviljats utträde ur föreningen och om det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifterna eftersom det annars kan påverka föreningens möjlighet tillvarata rättsliga anspråk. Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i exempelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättsligt anspråk.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om dig och kan därför begära ett så kallat registerutdrag. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas. Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Vill du åberopa en sådan rättighet ska du kontakta styrelsen. Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål på hur föreningen hanterar dina personuppgifter.

För hyresgäster

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
Vi behandlar personuppgifter när du är kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e­postadresser.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Bostadsrättsföreningen Ordensgraden 1 organisationsnummer 769615-9842 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

UNDER HYRESFÖRHÅLLANDET
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

NÄR HYRESFÖRHÅLLANDET ÄR SLUT
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

DINA RÄTTIGHETER
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet). Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.